Je dienstverlening x2, zonder nieuwe mensen aan te nemen
"We willen de komende drie jaar verdubbelen met hetzelfde aantal mensen." Deze ambitie hoorde ik vorige week opvallend vaak tijdens ons AI-event in Utrecht. We namen weer dertig ondernemers, directeuren en managers mee in de ontwikkelingen in de wereld van AI en vooral in de praktische toepasbaarheid daarvan en in ruil daarvoor deelden zij een dagdeel van hun tijd en een fijne dosis enthousiasme met ons.
De productiviteit van je bedrijf verdubbelen, zonder extra mensen aannemen: dat wil iedereen wel… Een ambitieus doel, zeker in een krappe arbeidsmarkt. Maar wat we de afgelopen twee jaar hebben geleerd bij het implementeren van AI in verschillende organisaties, is dat deze ambitie meer dan ooit binnen bereik ligt.
Meer doen met minder mensen
In 2025 zijn er wederom structureel meer vacatures dan werklozen. Met 106 vacatures per 100 werklozen in 2024 wordt het vinden van geschikt personeel alleen maar lastiger. Zo'n 70% van de ondernemers worstelt met personeelstekorten, vooral in sectoren als ICT, industrie en zorg.
Deze krapte vraagt om een andere aanpak voor groei. De traditionele oplossing - meer mensen aannemen voor meer output - werkt niet meer. De groei moet komen uit verhoogde productiviteit. En juist daar ligt een kans die veel organisaties nog niet volledig benutten.
In de afgelopen 50 jaar is de arbeidsproductiviteit in Nederland meer dan verdubbeld, met een gemiddelde jaarlijkse groei van 1,5% tussen 1974 en 2013. Maarrrrr, sinds 2013 is deze groei sterk afgenomen tot gemiddeld slechts 0,4% per jaar. In 2023 daalde de arbeidsproductiviteit zelfs met 1,3%, wat een van de grootste dalingen in 50 jaar markeert. De ambitie om te verdubbelen met hetzelfde aantal mensen staat dus haaks op de trend in de markt.
Extra vFTE
De oplossing ligt niet in het vervangen van mensen, maar in het strategisch inzetten van AI om mensen te versterken. Door AI te richten op tijdrovende, repetitieve taken voeg je in feite capaciteit toe aan je organisatie - zonder nieuwe mensen aan te nemen. Je versterkt je teams met virtuele nieuwe collega’s (vFTE) die jouw mensen ondersteunen in de taken die ze toch al niet leuk vonden, als vervelend ervaren of waar niet hun kracht ligt.
Twee recente praktijkvoorbeelden van AIStudio laten zien hoe AI het personeelstekort kan overbruggen zonder concessies te doen aan groeiambities.
15 vFTE extra door slimme applicatie
Eén van onze klanten stond voor een flinke uitdaging: een groeiende stroom van 40.000 rechtbank-vonnissen per jaar verwerken. Elk document moet zorgvuldig worden doorgenomen om specifieke gegevens te verzamelen: persoonsgegevens, vorderingsbedragen, rechterlijke uitspraken. Een precies maar geestdodend proces dat per document zo'n 45 minuten kost. Om deze groei op te vangen zouden ze 15 extra fulltime medewerkers nodig hebben - in de huidige arbeidsmarkt een lastige en bovendien dure klus.
Door het proces in kaart te brengen werd duidelijk dat het grootste deel van de tijd ging zitten in het lezen van documenten en het overtypen van gegevens. Perfect geschikt voor AI. Door het inzetten van AI voor het extraheren en verwerken van deze informatie, daalde de verwerkingstijd naar ongeveer 5 minuten per dossier. Nu kunnen ze dezelfde hoeveelheid werk aan met slechts 2 extra medewerkers, die zich vooral richten op het controleren van de output en het behandelen van uitzonderingen.
Elke adviseur een eigen assistent
Bij Financieel Fit speelde een vergelijkbaar capaciteitsvraagstuk. Ze wilden meer klanten helpen met financieel advies, maar merkten dat de productie van adviesrapporten een bottleneck vormde. Bovendien hechten ze veel waarde aan persoonlijk advies in de rapporten. Na elk adviesgesprek waren adviseurs anderhalf uur kwijt aan het uitwerken van het gesprek en het opstellen van een rapport. Terwijl tijdens het gesprek alle benodigde informatie en adviezen al zijn besproken.
Een virtuele assistent voor elke adviseur werd de oplossing. Deze AI-assistent luistert mee tijdens gesprekken, verzamelt alle relevante informatie, koppelt dit met financiële data en zet dit direct om in een conceptrapport. De adviseur hoeft dit alleen nog te controleren en aan te vullen waar nodig. Dit geeft ze 7.500 uur per jaar extra capaciteit die direct ingezet kan worden voor meer adviesgesprekken. Zonder extra mensen aan te nemen kunnen ze nu significant meer klanten helpen bij het maken van de juiste financiële keuzes.
Met de juiste benadering betekent het toevoegen van capaciteit niet per se ook het toevoegen van extra mensen. Door slim gebruik te maken van AI kunnen bestaande teams significant meer werk verzetten, zonder in te leveren op kwaliteit.
Begin waar de winst het grootst is
Je hoeft niet je hele organisatie in één keer te veranderen om resultaat te boeken. Kleine stappen is het devies. De beste resultaten zien we bij organisaties die beginnen met één specifiek proces waar de druk het hoogst is.
Een ander deurwaarderskantoor kampte bijvoorbeeld met lange wachttijden bij hun telefonische klantenservice. In plaats van hun hele communicatie te digitaliseren, kozen ze één proces: het maken van betalingsregelingen. Door dit te automatiseren kunnen klanten nu kiezen om direct in gesprek met een AI een regeling te treffen en daarmee de wachtrij te skippen. Hierdoor kunnen ze met hetzelfde team veel meer telefoontjes aan en zijn ze beter uitgerust om piekbelasting op te vangen. Kortere wachttijden, minder stress bij medewerkers en draagvlak in de organisatie voor verdere innovatie.
Waar zit de meeste tijdwinst?
Na twee jaar implementeren zien we drie gebieden waar extra capaciteit het snelst te realiseren is:
Documentverwerking: het uitlezen van contracten, rapporten en andere documenten kost medewerkers vaak uren per dag. Automatisering levert hier direct tijdswinst op.
Standaardcommunicatie: veel tijd gaat verloren aan het beantwoorden van veelvoorkomende vragen of het opstellen van standaardbrieven. Deze tijd kun je beter besteden aan persoonlijk contact waar dat echt nodig is.
Controletaken: het checken van gegevens, rapporten of compliance-vereisten is tijdrovend maar noodzakelijk werk. Met de juiste ondersteuning doe je dit sneller én nauwkeuriger.
Adoptie is mensenwerk
Capaciteit toevoegen met AI lijkt misschien vooral een technische uitdaging. De praktijk leert dat het vooral mensenwerk is. Door zorgvuldig en stapsgewijs te werk te gaan, creëer je niet alleen technisch resultaat maar vooral ook draagvlak in de organisatie.
Kies daarom bewust welk deel van een proces je wilt verbeteren. Niet alles hoeft in één keer anders. Begin met één specifieke taak waar mensen concrete ondersteuning bij kunnen gebruiken. Zo behouden medewerkers controle over hun werk en zien ze direct resultaat.
Monitor het gebruik en de resultaten. Blijf in gesprek met de mensen die ermee werken. Wat gaat goed, wat kan beter? Door continu te verbeteren en successen te vieren, groeit het vertrouwen. Zo wordt de nieuwe werkwijze stap voor stap een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Concrete stappen
Die verdubbeling in productiviteit? Het begint met deze stappen:
Kies één proces waar je team veel tijd aan kwijt is (weet je niet welke? vraag het je team!)
Begin klein en boek snel resultaat
Laat je mensen ervaren hoe het hun werk makkelijker maakt
Gebruik hun ervaringen voor de volgende stap
De technologie is er. De resultaten zijn bewezen. Het is nu zaak om te beginnen en je voorsprong op te bouwen.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Loop eens binnen bij een van onze AI Events. Of nog beter: plan een Discovery sessie. Dan kijken we samen waar voor jouw bedrijf de grootste kansen liggen. Maar gewoon contact opnemen mag natuurlijk altijd.
Thumnail foto door Rock'n Roll Monkey van Unsplash
